שליטה פיננסית – עד כמה זה קריטי?

נושא השליטה בהיבטים הפיננסיים של כל עסק, הפכה להיות קריטית למהלכו התקין. על אחת כמה וכמה נכונים הדברים לגבי העסק הקטן והבינוני שם גם סטיות לא גדולות יחסית עלולות להיות הרות גורל.

נושא השליטה הפיננסית הוא הצעד הראשון בתחום אזור השליטה. זהו אחד המיומנויות, היכולות והכלים השייכים לארסנל הניהול שלך שהשליטה בו היא תנאי הכרחי להצלחת העסק. בשלב זה יהיה עליך לוודא שיש בידך את התובנות הפיננסיות הבסיסיות שיסייעו לך בתהליך קבלת ההחלטות וניהול העסק.

שליטה פיננסית מתחילה בהשגת גישה מסודרת וקבועה לדו"חות הכספיים של העסק. אנו מנסים להדגיש כאן את הנושא של גישה "מסודרת וקבועה" להבדיל מגישה אקראית. ישנם שלושה דו"חות שהם הכרחיים להשגת השליטה הפיננסית: (א) דו"ח ריווח והפסד (ב) מאזן בוחן ו-(ג) דו"ח תזרים מזומנים. שלושת הדו"חות האלה יכולים להציג בפניך את מצב העסק לרגע נתון. התנאי ליעילותם של דו"חות אלה הוא מידת העדכניות שלהם. מאחר שכל המערכות הפיננסיות הן בדרך כלל ממחושבות, הרי שנושא העדכניות חייב להיות פשוט ויהיה תלוי בעיקר בחריצותו של מי שמופקד על הנושא. מטרתם של דו"חות אלה היא להציג את מידת ההצלחה של ביצועי העסק אך בעיקר היכן מסתתרות ההזדמנויות לשיפורים מחד גיסא ומה צופן העתיד מנקודת ראות פיננסית מאידך גיסא.

עתה כאשר הדו"חות הפיננסיים בידיך תוכל לנסות ולאתר מספר מדדי מפתח להצלחת העסק. מדובר במספר מדדים המבוססים על נתוני הדו"חות. על פי רוב לא תרצה להסתפק במצבו של העסק בנקודת זמן מסוימת אלא באם הייתה התקדמות (או חלילה – נסיגה) מעבר לזמן או אפילו באותו חודש יחסית לחודשים זהים בשנים קודמות. במיוחד חשוב הנושא לעסקים אשר בגלל אופיים מושפעים מעונתיות.

הדרך הטובה ביותר להתייחס למדדי הצלחה אלה היא ע"י הצגתם במקביל על פני לוח שיכלול מערכת גרפים המתארים את מצב הבריאות והמגמות של עסקך. לוח גרפים זה חייב להתעדכן לפחות אחת לחודש ולאפשר לך היבט קדימה ולאו דווקא מבטים לאחור. לוח התצוגה הזה חייב לכלול גם פעילויות שאינן נכללות בדו"חות הפיננסיים כגון נתוני שיווק המתייחסים לרמת העניין של הלקוחות במוצר או בשירות מסוים שהעסק מציע. או נתוני שיווק אחרים כגון ההשפעה לאמצעי פרסום מסוימים על הגידול במספר הלקוחות. ניתן לסכם ולומר שלוח התצוגה הזה צריך לשקף את מגמות ביצועי העסק.

הצלחה בשליטה פיננסית היא במידה רבה עניין של צורת חשיבה. על כל מנהל לרכוש צורות חשיבה שבבסיסן עומדת היכולת לדרוש את הנתונים הכספיים הדרושים לך לצורך הרצת העסק. מנהלים רבים נרתעים ממה שנתפס בעיניהם כמעין טרחה או הטרדה למח' הכספים. יחד עם זאת איך תדע מי מנצח אם לא תדע את התוצאות של המשחק? כל הנתונים המופיעים על לוח התצוגה לא נמצאים שם לקישוט אלא תפקידם לתמוך בתהליך קבלת ההחלטות של המנהל. ללא נתונים אלה ההחלטות המתקבלות עלולות להתבסס במידה רבה על ניחוש וגם האינטואיציה של המנהל המנוסה ביותר, היא עדיין פחותה מנתונים מדויקים ומסודרים. ככל שתרכוש יותר ויותר מיומנות בתחום זה ציפיותיך לקבל נתונים נוספים ילכו ויגדלו.היכולת לנתח את ביצועי הארגון ובדרך זאת לעמוד על חולשותיו (או להבדיל – על עוצמותיו). כך למשל תוכל לבנות מרכזי ריווח המבוססים על מוצרים מסוימים או על שירותים ולקבל החלטות לגבי הדרך לטפל בהם לשם הגדלת הריווח או מזעור ההפסד.
אסור שתהיינה לך הפתעות בעסק. אם אתה טס ללא מכשירים יהיה זה רק עניין של זמן לפני שתתרסק. יש היגד האומר "מהירות הורגת". ככל שתרצה להתקדם בעסקך, כך חייבים המדדים הכספיים העומדים לרשותך להיות טובים יותר. התקדמות מהירה היא טובה רק אם יש בידי המנהל המודעות למשמעויות של מהירות זאת בדיוק כפי שנהג ברכב קורא את לוח השעונים שלפניו ומסתכל דרך החלון הקדמי על מנת לנהוג בבטיחות ועל פי נתוני הכביש. זהו השלב שהדו"חות הפיננסיים המונחים לפניך יאפשרו לך לרוץ יותר מהר או לחילופין להאט וכל זאת ללא החשש מפני הכיווןן ששאליו אתה פונה או אם יש לך מספיק דלק.